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Universität Stuttgart Germany

Beschaffung und Implementierung einer Bewerbermangementsoftware

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Lot 1

Beschaffung und Implementierung einer Bewerbermangementsoftware

LOT-0001

Requirements in this lot

  1. Enrolment in a trade register

    slc-suit-reg-trade Criterion 1 of 3

    German

    Quoted from TED notice 729959-2026

    Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Eigenerklärung zu Ausschlussgründen gemäß § 123 GWB, Eigenerklärung zu Ausschlussgründen gemäß § 124 GWB, Eigenerklärung gemäß § 19 Abs. 3 Mindestlohngesetz (MiLoG), Eigenerklärung EU RUS Sanktionen Einhaltung der Exportkontrollvorschriften. Wenn nach dem Recht des Herkunftsstaates des Bewerbers/Bieters für die Ausübung der ausgeschriebenen Tätigkeit eine Zulassung (Erlaubnis, Genehmigung, Konzession, oder Eintragung in einem Register) erforderlich ist, ist dies mit dem Teilnahmeantrag mitzuteilen. Der entsprechende Nachweis ist nach der Wahl des Bewerbers/Bieters mit einer Eigenerklärung oder dem nach dem Recht des Herkunftsstaates des Unternehmens maßgeblichen Dokument zu führen (z. B. Eintragung des Unternehmens in das Berufs- oder Handelsregister).
    AI reading

    1. The bidder must inform if a license or registration is required under their home country's law to perform the contracted activity.

    2. The bidder must provide proof via self-declaration or official document (e.g., commercial register entry) depending on their choice and home country law.

    Read by the model. Code found each quote shown here word for word in this clause. Open notice on TED

  2. References on specified deliveries

    slc-abil-ref-supply Criterion 2 of 3

    German

    Quoted from TED notice 729959-2026

    Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): gemäß Verfahrensbeschreibung (A00) ,Teilnahmeformular (A01), Eignungskriterien (A02) sowie dem Anhang A03 - Leistungsbeschreibung.

    Eigenerklärung über erbrachte Leistungen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind aus den letzten fünf Jahren . Weitere Referenzen sind nicht einzureichen.

    Jede der drei Referenzen wird nur dann als geeignet gewertet, wenn sie folgende Anforderungen erfüllt:
    - Gegenstand der Referenz ist die Einführung einer Bewerbungsmanagement-Software einschließlich deren Implementierung.

    - Die Software unterstützt mindestens die durchgängige Prozesskette von der Stellenausschreibung über die Bewerbung und das Auswahlverfahren bis zur Zusage.

    Für die Beurteilung der Referenz ist die Leistung des Auftragnehmers insgesamt maßgeblich. Der Auftragnehmer kann ein Einzelunternehmen oder eine Bewerbergemeinschaft (Arbeitsgemeinschaft) gewesen sein. Die interne Verteilung der Leistungen innerhalb einer Bewerbergemeinschaft (Arbeitsgemeinschaft) sowie die Einbindung weiterer Unternehmen in die Leistungserbringung sind nicht Gegenstand der Eignungsbewertung.

    Erfüllt eine der drei eingereichten Referenzen die vorgenannten Grundanforderungen nicht, ist die geforderte Mindestanzahl von drei geeigneten Referenzen nicht erfüllt.

    1.2 Weitere Mindestanforderungen an die geeigneten Referenzen (Ausschlusskriterien) Zusätzlich zu den Grundanforderungen nach Abschnitt 1.1 gelten für die drei geeigneten Referenzen die folgenden Mindestanforderungen:

    1.2.1 Hochschulreferenzen mit Produktivbetrieb und SaaS-Bereitstellung Mindestens zwei der geeigneten Referenzen erfüllen jeweils kumulativ diese Mindestanforderungen:

    - Auftraggeber ist eine Hochschule (einschließlich Universitäten).
    - Die Implementierung war spätestens zum Ablauf der Teilnahmefrist abgeschlossen und das System befand sich zu diesem Zeitpunkt im produktiven Einsatz. Ein Probe-, Pilot- oder Testbetrieb sowie eine noch nicht abgeschlossene Implementierung genügen nicht.
    - Die Bewerbungsmanagement-Software wurde als Software-as-a-Service (SaaS) bereitgestellt.

    1.2.2 Weitere Mindestanforderungen an die geeigneten Referenzen
    - Mindestens eine Referenz weist im produktiven Betrieb ein durchschnittliches Bewerbungsvolumen von mindestens 15.000 Bewerbungen pro Jahr auf.

    - Bei mindestens einer Referenz wurde eine Schnittstelle zur strukturierten Übergabe von Bewerbungs-, Verfahrens- und/oder Einstellungsdaten an ein nachgelagertes HR- oder Personalverwaltungssystem realisiert und produktiv genutzt. Eine lediglich geplante oder konzipierte Schnittstelle genügt nicht.

    Die Nichterfüllung dieser Mindestanforderungen führt zum Ausschluss vom Vergabeverfahren, siehe Anlage A02 Eignungskriterien.

    1.3 Zusätzlich bewertete Funktionsumfänge der Referenzen (keine Ausschlusskriterien) Neben der Erfüllung der Mindestanforderungen nach den Abschnitten 1.1 bis 1.2.2 werden im Rahmen der Eignungsbewertung die nachfolgend genannten zusätzlichen Funktionsumfänge bewertet. Bewertet wird, ob die in den Referenzen eingesetzte Bewerbungsmanagement-Software im Produktivbetrieb über den in Abschnitt 1.1 beschriebenen Funktionsumfang hinaus die folgenden Module umfasst:
    - Stellenantragsmanagement / Requisition Management
    - Einstellungsmanagement / Offer-to-Hire Die Angaben hierzu sind für jede Referenz in Anlage A02 Eignungskriterien zu machen. Die genannten Funktionsumfänge sind keine Mindestanforderungen an die Eignung.

    1.4 Nachweise
    Für jede Referenz ist die Anlage C des Teilnahmeformulars vollständig auszufüllen und dem Teilnahmeantrag beizufügen.

    Die Angaben zur jeweiligen Referenz und zur Erfüllung der hierfür maßgeblichen Anforderungen sind durch einen der folgenden Belege zu bestätigen:

    - ein Bestätigungsschreiben des jeweiligen Auftraggebers oder
    - eine rechtsverbindlich unterzeichnete Eigenerklärung des Auftragnehmers. Unklare, widersprüchliche oder unvollständige Angaben können zur Nichtberücksichtigung der jeweiligen Referenz führen.

    2. Nachweis zur Informationssicherheit (Mindestanforderung / Ausschlusskriterium)

    Der Bewerber muss nachweisen, dass für den relevanten Bereich der ausgeschriebenen Leistung ein angemessenes Informationssicherheitsmanagement besteht. Hierzu ist entweder eine zum Ablauf der Teilnahmefrist gültige Zertifizierung nach DIN EN ISO/IEC 27001 oder ein gleichwertiger Nachweis vorzulegen. Gleichwertige Nachweise müssen zeigen, dass ein geregeltes Informationssicherheitsmanagement mit geeigneten technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen umgesetzt ist.

    Die Nichterfüllung dieser Mindestanforderung führt zum Ausschluss vom Vergabeverfahren, siehe Anlage A02 Eignungskriterien. ?
    AI reading

    1. The bidder must submit a self-declaration of services performed in the last five years comparable to the contract.

    2. No additional references beyond the three may be submitted.

    3. Each of the three references is only considered suitable if it meets the following requirements.

    4. The reference must concern the introduction of application management software including its implementation.

    5. The software must support at least the end-to-end process from job posting via application and selection to job offer.

    6. If any of the three submitted references fails to meet the basic requirements, the required minimum of three suitable references is not fulfilled.

    7. At least two of the suitable references must each cumulatively meet these minimum requirements.

    8. The client must be a higher education institution (including universities).

    9. Implementation must be completed by the deadline and the system in productive operation at that time.

    10. The application management software must have been provided as Software-as-a-Service (SaaS).

    11. At least one reference must show an average application volume of at least 15,000 applications per year in productive operation.

    12. At least one reference must have implemented and productively used an interface for structured transfer of application, procedural, and/or hiring data to a downstream HR or personnel management system.

    13. The bidder must demonstrate that an appropriate information security management system exists for the relevant part of the service.

    14. To this end, either a valid ISO/IEC 27001 certification by the deadline or equivalent proof must be submitted.

    Read by the model. Code found each quote shown here word for word in this clause. Open notice on TED

  3. Other economic or financial requirements

    slc-stand-other Criterion 3 of 3

    German

    Quoted from TED notice 729959-2026

    Wirtschaftliche , finanzielle und personelle Leistungsfähigkeit (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): gemäß Verfahrensbeschreibung, sowie dem Anhang A01 - Teilnahmeformular.

    1. Eigenerklärung über den Jahresumsatz in den vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (2023, 2024, 2025) in BMS- und Recruiting-relevanten Unternehmensbereichen. Handelt es sich bei dem Bewerber um eine Bewerbergemeinschaft, ist diese Tabelle von jedem Mitglied der Gemeinschaft gesondert auszufüllen. Bei Bewerbergemeinschaften sind die entsprechenden Jahresumsätze für die Eintragung in der Anlage A02 unter B.1 anschließend zu addieren.

    Voraussetzung für die Teilnahme ist ein durchschnittlicher Jahresumsatz der letzten drei Geschäftsjahre in BMS- und Recruiting-relevanten Unternehmensbereichen in Höhe von mindestens 900.000 EUR netto. Die Nichterfüllung dieser Mindestanforderung führt zum Ausschluss vom Vergabeverfahren, siehe Anlage A02 Eignungskriterien unter B.1.

    2. Erklärung, aus der die durchschnittlichen jährlichen Vollzeitäquivalente (VZÄ) in BMS- und Recruiting-relevanten Unternehmensbereichen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren ersichtlich sind (2023, 2024, 2025)

    Die vorstehenden Angaben dienen dem Nachweis der geforderten personellen Leistungsfähigkeit. Es müssen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren durchschnittlich mindestens 5 VZÄ in BMS- und Recruiting-relevanten Unternehmensbereichen eingesetzt worden sein. Bei Bewerbergemeinschaften wird diese Anzahl in der Anlage A02 Eignungskriterien addiert.

    Bewerber/Bewerbergemeinschaften, die diese Mindestanzahl nicht erfüllen, werden gemäß den Eignungskriterien, Anlage A02 unter B.2 vom Vergabeverfahren ausgeschlossen
    AI reading

    1. Participation requires an average annual turnover of at least 900,000 EUR net over the last three closed financial years in BMS- and recruiting-relevant business areas.

    2. On average, at least 5 full-time equivalents must have been used in the last three closed financial years in BMS- and recruiting-relevant business areas.

    Read by the model. Code found each quote shown here word for word in this clause. Open notice on TED

Deadline
Requests to participate
Estimated value
Value not published
Selection criteria
3
Criteria source
In the notice
Legal basis
Directive 2014/24/EU vgv

Note on the procedure

#Bekanntmachungs-ID: CXUEYY8YTUX67ZGK#

Zuschlagskriterien für diese Ausschreibung: Preis: 4.000 Punkte (40 %)

Die Kosten sind in der Anlage A05 Preisblatt einzutragen. Etwaige Erläuterungen des Bieters können in den dort vorgesehenen Feldern angegeben werden.

Im Preisblatt sind insbesondere folgende Kostenbestandteile auszuweisen:
- Lizenzen
- Übergreifende Module und Funktionspakete
- Konfiguration und Einrichtung der BMS-Lösung
- Schnittstellen und technische Integrationen
- Projektabwicklung und Einführung
- Betrieb, Wartung, Service und Support Der für die Wertung maßgebliche Gesamtangebotspreis ergibt sich aus der im Preisblatt ausgewiesenen "Gesamtsumme Positionen netto". Der Wertungszeitraum beträgt fünf Jahre. Wiederkehrende jährliche Kosten werden für diesen Zeitraum berücksichtigt; einmalige Kosten fließen einmalig in die Wertung ein.

Das Angebot mit dem niedrigsten Gesamtpreis erhält die Höchstpunktzahl. Ist der Gesamtpreis eines Angebots z. B. um 100 % höher im Vergleich zum Angebot mit dem niedrigsten Gesamtpreis, dann erhält dieses Angebot 0 Punkte. 0 Punkte stellen die Untergrenze dar, es werden keine Negativpunkte vergeben. Die Berechnungsformel entnehmen Sie der Verfahrensbeschreibung A00.

Leistung: 6.000 Punkte (60%)

Die Bewertung der Leistung erfolgt anhand der nachfolgend dargestellten Kriteriengruppen. Für die qualitativen Zuschlagskriterien gilt dabei ein absoluter und kein relativer Bewertungsmaßstab. Das im Vergleich mit anderen Angeboten jeweils beste Angebot erhält daher nicht automatisch die maximal erreichbare Punktzahl. Die Bewertung erfolgt durch ein heterogen zusammengesetztes Bewertungsgremium.

Bewerbungsmanagement-Software max. 3.000 Leistungspunkte, Gewichtung innerhalb des Kriteriums Leistung: 50 %

- Funktionale Anforderungen: max. 1.800 Leistungspunkte
- Nicht-funktionale Anforderungen: max. 1.200 Leistungspunkte

Bewertet werden die in der Anlage A04 Prüf- und Bewertungsmatrix für Ausschluss- und Zuschlagskriterien als Zuschlagskriterien ausgewiesenen funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen. Maßgeblich sind die dort festgelegten Bewertungs- und Gewichtungsregeln.

Konzept max. 1.200 Leistungspunkte, Gewichtung innerhalb des Kriteriums Leistung: 20 % Mit dem Angebot ist ein Konzept einzureichen, das die folgenden vier Themenbereiche abdeckt. Die Gewichtung innerhalb der Konzeptbewertung verteilt sich wie folgt:
- Implementierung: 50 %
- Lösung, Betrieb und Weiterentwicklung: 20 %
- Organisation und Zusammenarbeit: 15 %
- Schulung und Enablement: 15 % Maßgeblich sind die in der Anlage A06 Leitfaden zur Konzeptabfrage und in der Anlage A09 Wertungsmatrix für die Zuschlagskriterien festgelegten inhaltlichen Erwartungen und Bewertungsmaßstäbe.

Bieterpräsentation max. 1.200 Leistungspunkte, Gewichtung innerhalb des Kriteriums Leistung: 20 %

Bewertet wird die im Rahmen der Bieterpräsentation live demonstrierte Unterstützung der vorgegebenen Use Cases. Die Einzelheiten zu Ablauf, Bewertungsdimensionen, Punkteskala und Berechnung der Wertungspunkte ergeben sich aus der Anlage A07 Leitfaden zur Bieterpräsentation.

Teststellung max. 600 Leistungspunkte, Gewichtung innerhalb des Kriteriums Leistung: 10 %

Sofern eine Teststellung durchgeführt wird, erfolgt die Bewertung nach Maßgabe der in Anlage A08 Leitfaden zur Teststellung festgelegten Bewertungsdimensionen.

-------------------------------------------------------------------- Zahlungsbedingungen sind in § 7 der AGB der Universität Stuttgart geregelt. Zahlungen der Universität an den Auftragnehmer vor Erhalt des Gegenstandes/der Dienstleistung sind nach der Landeshaushaltsordnung für Baden-Württemberg (§56 LHO) grundsätzlich verboten. Ist eine Vorleistung im Ausnahmefall erforderlich, weil der Gegenstand/die Dienstleistung ansonsten nicht beschafft werden könnte, so muss die Vorleistung mittels einer selbstschuldnerische Bankbürgschaft (§§ 232, 1113 ff., 1191 ff. BGB) abgesichert werden. -------------------------------------------------------------------- Information zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) an der Universität Stuttgart. -------------------------------------------------------------------- Fragen sind ausschließlich elektronisch über das Vergabeportal unter Bezugnahme auf den jeweiligen Anhang sowie unter Nennung des jeweiligen Abschnitts bzw. des Paragraphen zu stellen. Verbindlicher Bestandteil der Vergabeunterlagen werden nur die über das Vergabeportal erteilten Antworten. Mündliche Auskünfte und Erklärungen haben keine Gültigkeit. -------------------------------------------------------------------- Support und Beratung zum Vergabeportal: Anleitungen und Tutorials: https://support.cosinex.de/ Beratung: [removed]

Note on this lot

#Besonders auch geeignet für:other-sme#

What was read and what was not

  • Read: 3 selection criteria published in the notice for this lot.
  • Not read: the documents a criterion refers to.
  • Not assessed: exclusion grounds, registration or authorisation, declarations the notice demands, and the buyer's shortlisting.

Documents not read yet

Sources outside the notice have not been read. The criteria shown above come from the notice alone, and those sources can add more.

Open the procurement documents

Criteria as published in TED notice 729959-2026. Source: TED, the EU's Tenders Electronic Daily, snapshot captured 22 Oct 2026. Not legal advice.

About this tender

Kind
Software packages, CPV 48000000

Model read of this capture

Model
nvidia/nemotron-3-super-120b-a12b
Provider
Nebius Token Factory
Region
us-central1
Run date
2026-10-22
Input tokens
293,177
Output tokens
208,761
Reasoning tokens
0
Cost in USD
0.275838
Quotes verified
1,789
Quotes rejected
76